Iratkezelési szabályzat - tesztelés alatt

iratkezelési szabályzat_tesztelés alatt_20121206.pdf — PDF document, 215Kb

Fájl tartalma ( Teljes képernyő )
background image
A Magyarországi Evangélikus Egyház iratkezelési 
szabályzata 
 
TERVEZET 
 
A  Magyarországi  Evangélikus  Egyház  (a  továbbiakban: 
egyház) országos presbitériuma az egyházi jogszabályokról 
szóló  2005.  évi  VI.  törvény  4.§  (1)  bekezdése  alapján  – 
utalva az egyház háztartásáról szóló 2000. évi I. törvény 15. 
§  (1)  bekezdésére  -  az  országos  egyház  (a  továbbiakban: 
egyház)  iratkezelési  rendjéről  a  következő  szabályzatot 
alkotja: 
 
I. fejezet 
Általános szabályok 
 
1. § 
A  szabályzat  célja,  hogy  az  egyház  irattári 
anyagának  szakszerű  kezelése  és  használhatósága 
biztosított  legyen;  valamint  az  egyház  maradandó  értékű 
iratanyagának  része  -  az  Evangélikus  Országos  Levéltár 
anyagaként  -  épségben  és  használható  állapotban 
fennmaradjon. 
 
A szabályzat hatálya 
 
2. § 
szabályzat 
hatálya 
– 
szabályzat 
vonatkozásában - az alábbi szervezeti egységekre terjed ki: 
a) Országos Iroda; 
b) püspöki hivatalok; 
c) Evangélikus Országos Könyvtár; 
d) Evangélikus Országos Levéltár; 
e) Evangélikus Országos Múzeum. 
 
 
Értelmező rendelkezések 
 
3. § 
A szabályzat alkalmazása során 
1.  átadás:  irat,  ügyirat  vagy  irategyüttes  kezelési 
jogosultságának dokumentált átruházása; 
2. átmeneti irattár: a szervezeti egység által az iktatóhelyhez 
kapcsolódóan  kialakított  olyan  irattár,  amelyben  az  irattári 
anyag  meghatározott  időtartamú  átmeneti,  selejtezés  vagy 
központi irattárba adás előtti őrzés történik; 
3.  beadvány:  valamely  szervtől  vagy  személytől  érkező 
papíralapú vagy elektronikus irat; 
4. 
csatolás: 
iratok, 
ügyiratok 
átmeneti 
jellegű 
összekapcsolása; 
5.  elektronikus  dokumentum:  elektronikus  eszköz  útján 
értelmezhető adategyüttes; 
6.  elektronikus  visszaigazolás:  olyan  kiadmánynak  nem 
minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus 
úton  érkezett  irat  átvételéről  és  az  érkeztetés  sorszámáról 
értesíti annak küldőjét; 
7.  expediálás:  az  irat  kézbesítésének  előkészítése,  a 
küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, 
fajtájának,  a  kézbesítés  módjának  és  időpontjának 
meghatározása; 
8. előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, 
az  ügyintézéssel  és  az  iratkezeléssel  kapcsolatos 
információkat  hordozó,  az  ügyirat  elválaszthatatlan  részét 
képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési 
segédeszköz; 
9.  érkeztetés:  minimálisan  az  érkezett  küldemény 
sorszámának,  küldőjének,  az  érkeztetés  dátumának  és 
könyvelt  postai  küldeménynél  a  küldemény  postai 
azonosítójának  (különösen  kód,  ragszám)  nyilvántartásba 
vétele; 
10.  iktatás:  az  irat  nyilvántartásba  vétele,  iktatószámmal 
történő  ellátása  az  érkeztetést  vagy  a  keletkezést  követően 
az iktatókönyvben, az iraton és az előadói íven; 
11.  iktatókönyv:  olyan  nem  selejtezhető,  hitelesített 
iratkezelési  segédeszköz,  amelyben  az  iratok  iktatása 
történik, illetve ennek elektronikus megfelelője; 
12.  iktatószám:  olyan  egyedi  azonosító,  amellyel  a 
szervezeti egység látja el az iktatandó iratot; 
13.  irat:  az  egyház  szervezeti  egysége  működése, 
tevékenysége  során  keletkezett  vagy  hozzá  érkezett,  egy 
egységként  kezelendő  rögzített  információ,  adategyüttes, 
amely  megjelenhet  papíron,  mikrofilmen,  mágneses, 
elektronikus  vagy  bármilyen  más  adathordozón;  tartalma 
lehet  szöveg,  adat,  grafikon,  hang,  kép,  mozgókép  vagy 
bármely  más  formában  lévő  információ  vagy  ezek 
kombinációja; 
14.  iratkezelés:  az  irat  készítését,  nyilvántartását, 
rendszerezését  és  a  selejtezhetőség  szempontjából  történő 
válogatását,  segédletekkel  való  ellátását,  szakszerű  és 
biztonságos 
megőrzését, 
használatra 
bocsátását, 
selejtezését,  illetve  levéltárba  adását  együttesen  magába 
foglaló tevékenység; 
15.  irattár:  az  irattári  anyag  szakszerű  és  biztonságos 
őrzése,  valamint  kezelése  biztosítására  létrehozott  és 
működtetett fizikai tárolóhely; 
16.  irattárba  helyezés:  az  ügyirat  irattári  tételszámmal 
történő  ellátása  és  irattárban  történő  dokumentált 
elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az 
ügyintézés befejezését követő időre; 
17.  irattári  anyag:  az  egyház  szervezeti  egysége  működése 
során  keletkezett  vagy  hozzá  érkezett,  tartalmuk  miatt 
átmeneti  vagy  végleges  megőrzést  igénylő,  szervesen 
összetartozó iratok összessége; 
18.  irattári  terv:  az  iratok  rendszerezésének  és  a 
selejtezhetőség 
szempontjából  történő  válogatásának 
alapjául  szolgáló  jegyzék,  amely  az  irattári  anyagot 
tételekre  (tárgyi  csoportokra,  indokolt  esetben  iratfajtákra) 
tagolva,  a  szervezeti  egység  feladat-  és  hatásköréhez, 
valamint  szervezetéhez  igazodó  rendszerezésében  sorolja 
fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó 
iratok  ügyviteli  célú  megőrzésének  időtartamát,  továbbá  a 
nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét; 
19.  irattári  tételszám:  az  iratnak  az  irattári  tervben 
meghatározott  tárgyi  csoportba  és  iratfajtába  sorolását, 
selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód; 
20.  iratkölcsönzés:  az  irat  vissza  hozatali  kötelezettség 
melletti kiadása az irattárból; 
21.  kézbesítés:  a  küldeménynek  kézbesítő  szervezet, 
személy,  adatátviteli  eszköz  útján  történő  eljuttatása  a 
címzetthez; 
22.  kézi  irattár:  az  ügyintéző  kezelésében  lévő  ügyiratokat 
előadói  ívben,  illetve  erre  alkalmas  tároló  eszközökben 
(iratpapucs, doboz) való tárolása; 
23.  központi  irattár:  a  Magyarországi  Evangélikus  Egyház 
szervezeti  egységeinél  keletkező,  az  átmeneti  irattárból 
kikerülő irattári anyagának a selejtezés vagy levéltárba adás 
előtti őrzésére szolgáló irattár 
24. küldemény: az irat vagy tárgy - kivéve a reklámanyag, 
sajtótermék  -, amelyet  kézbesítés céljából burkolatán  vagy 
a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el; 
25.  küldemény  bontása:  az  érkezett  küldemény  biztonsági 
ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele; 
background image
26.  levéltár:  a  Magyarországi  Evangélikus  Egyház  által 
létesített,  fenntartott,  illetve  igénybe  vett,  a  levéltári 
anyagnak 
feldolgozására 
és 
rendeltetésszerű 
használatának  biztosítására  szolgáló  Evangélikus  Országos 
Levéltár intézmény 
27. levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó 
értékű  iratok  teljes  és  lezárt  évfolyamainak  átadása  a 
levéltárnak; 
28.  levéltári  anyag:  az  irattári  anyagnak  levéltárban  őrzött 
maradandó értékű része; 
29. másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet 
az első példánnyal azonos módon hitelesítettek; 
30.  másolat:  az  eredeti  iratról  szöveg-azonos  és  alakhű 
formában,  utólag  készült  egyszerű  (nem  hitelesített)  vagy 
hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat; 
31.  megsemmisítés:  a  kiselejtezett  irat  végleges,  a  benne 
foglalt  információ  helyreállításának  lehetőségét  kizáró 
módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése; 
32.  mellékelt  irat:  az  iratnak  nem  szerves  része,  tartozéka, 
attól - mint kísérő irattól - elválasztható; 
33.  melléklet:  valamely  irat  szerves  tartozéka,  annak 
kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól; 
34.  okirat:  olyan  irat,  amely  a  szokásos  írásjelekkel 
megörökített  emberi  gondolatokat  tartalmaz  (eredeti, 
másolat, kiadmány, kivonat, stb.). 
35.  osztály:  az  Országos  Iroda  valamelyik  osztálya, 
vezetője az osztályvezető. 
36.  selejtezés:  az  őrzött  iratok  közül  megsemmisítés  vagy 
nyersanyagként felhasználás céljából történő kiemelés; 
37. 
szerelés:  ugyanahhoz  az  ügyirathoz  tartozó 
ügyiratdarabok  (elő-  és  utóiratok)  végleges  jellegű 
összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon 
egyaránt jelölni kell; 
38. 
szervezeti 
egység: 
kizárólag 
szabályzat 
alkalmazásában a 2. §-ban megjelöltek; 
39. szervezeti egység vezetője: az országos iroda esetén az 
országos  iroda  igazgatója,  a  püspöki  hivatalok  esetén  a 
püspök, valamint a könyvtár, levéltár, múzeum esetén ezek 
igazgatója; 
40. szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység, 
osztály  és/vagy  ügyintéző  személy  kijelölése,  az  elintézési 
határidő és a feladat meghatározása; 
41.  továbbítás:  az  ügyintézés  során  az  irat  eljuttatása  az 
egyik ügyintézési ponttól a másikhoz; 
42.  ügyintéző:  az  ügy  intézésére  kijelölt  személy,  az  ügy 
előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti; 
43. ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat;  
44.  ügykör:  a  szervezeti  egység  vagy  annak  ügyintézője 
feladat-  és  hatáskörébe  tartozó  ügyek  meghatározott 
csoportja. 
45.  irat  nyilvántartásba  vétele:  az  adott  irat  fajtája  szerint 
szükséges  iratkezelési  nyilvántartásba  történő  bevetése, 
melynek során az irat nyilvántartási számot kap és adatai az 
elektronikus  rendszerben  (később  nem  törölhető  módon) 
rögzítésre  kerülnek.  A  nyilvántartásba  vétel  bejövő  iratok 
esetében 
minimálisan 
az 
érkeztetést 
jelenti 
(érkeztetőszámmal való ellátás), az iratok adott köre esetén 
iktatást. 
 
 
II. fejezet 
Az iratkezelési szabályai 
 
4. § 
(1)  A  szervezeti  egységek  iratkezelése  általában 
centralizált, az Országos Iroda esetében decentralizált.. 
(2) Az iktatás  elektronikus úton  történik. 
 
Iratok átvétele 
 
5. § 
(1)  Postai  és  személyesen  kézbesített  küldemény 
átvételére jogosultak: 
a) a szervezeti egység vezetője vagy az általa megbízott 
személy; 
b) 
postai 
küldemények 
esetén 
postai 
meghatalmazással rendelkező személy; 
c) az iratkezelésre bevezetett elektronikus rendszer. 
(2)  Amennyiben  nyilvántartásba  vételre  nem  jogosult 
személy  vagy  szervezeti  egység  veszi  át  az  iratot,  azt 
köteles  haladéktalanul,  de  legkésőbb  az  érkezést  követő 
első  munkanap  kezdetén  az  illetékes  postázóegységnek 
nyilvántartásba vétel céljából átadni. 
(3) A küldeményt átvevő köteles ellenőrizni: 
a)  a  címzés  alapján  a  küldemény  átvételére  való 
jogosultságát; 
b)  a  kézbesítő  okmányon  és  a  küldeményen  lévő 
azonosítási jel megegyezőségét; 
c)  az  iratot  tartalmazó  zárt  boríték,  vagy  zárt 
csomagolás sértetlenségét. 
(4)  Az  átvevő  a  papíralapú  iratok  esetében  a 
kézbesítőokmányon  olvasható  aláírásával  és  az  átvétel 
dátumának  feltüntetésével  az  átvételt  elismeri.  Az 
„azonnal”  és  „sürgős”  jelzésű  küldemények  átvételi  idejét 
óra, perc pontossággal kell megjelölni. 
(5) A gyors elintézést igénylő („azonnal”, „sürgős” jelzésű) 
küldeményt  a  szignálásra  jogosultnak  soron  kívül  be  kell 
mutatni. 
(6)  Sérült  küldemény  átvétele  esetén  a  sérülés  tényét 
papíralapú  iratok  esetében  az  átvételi  okmányon  jelölni 
kell,  és  soron  kívül  ellenőrizni  kell  a  küldemény 
tartalmának  meglétét.  A  hiányzó  iratokról  vagy 
mellékletekről a küldő szervet, személyt értesíteni kell. 
(7)  Téves  címzés  vagy  helytelen  kézbesítés  esetén  a 
küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha 
ez  nem  lehetséges,  vissza  kell  küldeni  a  feladónak. 
Amennyiben  a  feladó  nem  állapítható  meg,  a  küldeményt 
irattározni  és  az  irattári  tervben  meghatározott  idő  után 
selejtezni kell. 
 
Küldemény felbontása 
 
6. § 
(1) A szervezeti egységhez érkezett küldeményt  
a) a szervezeti egység vezetője, 
b)  a  szervezeti  egység  vezetője  által  írásban 
felhatalmazott személy bonthatja fel. 
(2)  Felbontás  nélkül  dokumentáltan  a  címzettnek  kell 
továbbítani azokat a küldeményeket, 
a) amelyek „s. k.” felbontásra szólnak, 
b)  amelyeknél  ezt  a  szervezeti  egység  vezetője 
elrendelte, valamint 
c)  amelyek  névre  szólóak  és  megállapíthatóan 
magánjellegűek. 
(3)  A  küldemények  téves  felbontásakor  a  felbontó  az 
átvétel  és  a  felbontás  tényét  a  dátum  megjelölésével, 
dokumentáltan köteles rögzíteni, majd gondoskodnia kell a 
küldemény címzetthez való eljuttatásáról. 
(4) A küldemények címzettje köteles gondoskodni az általa 
átvett  hivatalos  küldemény  jelen  szabályzat  szerinti 
nyilvántartásba vételéről. 
 
background image
7. § 
(1) 
Az 
elektronikusan 
érkezett 
iratot 
nyilvántartásba  vétel  előtt  megnyithatóság  (olvashatóság) 
szempontjából ellenőrizni kell. 
(2)  Amennyiben  az  irat  vagy  annak  egyes  elemei  a 
rendelkezésre álló eszközökkel nem nyitható meg, a küldőt 
az érkezéstől számított  három napon belül értesíteni kell a 
küldemény értelmezhetetlenségéről. 
(3) A (2) bekezdés szerinti iratokat iktatni nem kell. 
 
8. § 
Ha  felbontás  alkalmával  kiderül,  hogy  a 
küldemény  pénzt  vagy  egyéb  értéket  tartalmaz,  a  felbontó 
az  összeget,  illetőleg  a  küldemény  értékét  köteles  az 
iratokon  vagy  feljegyzés  formájában  az  irathoz  csatoltan 
feltüntetni,  és  a  pénzt,  illetékbélyeget  és  egyéb  értéket  - 
elismervény  ellenében  -  a  pénzkezeléssel  megbízott 
dolgozónak átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni. 
 
Küldemény érkeztetése 
9. § 
(1) Minden beérkezett küldeményt érkeztetni kell. 
Az érkeztetést a szervezeti egység vezetője által megbízott 
személy  végezheti  el  az  iratkezelési  elektronikus 
rendszerben 
Személyesen  kézbesített  küldeményeket 
felbontásuk alkalmával a dolgozó köteles érkeztetni, illetve 
ha  erre  nincsen  jogosultsága,  a  postázó  munkatársnak 
érkeztetésre átadni. 
(2)  A  küldeménynek  a  szervezeti  egységhez  történő 
beérkezése  időpontjában  nyilvántartásban  kell  rögzíteni 
minimálisan  a  küldemény  érkeztetőszámát,  küldőjét,  az 
érkeztetés  dátumát  és  könyvelt  postai  küldeménynél  a 
küldemény postai azonosítóját.  
(3)  Amennyiben  az  irat  benyújtásának  időpontjához 
jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell, 
hogy  annak  időpontja  harmadik  fél  által  megállapítható 
legyen.  Papíralapú  irat  esetében  a  benyújtás  időpontjának 
megállapítása a boríték csatolásával biztosítható.  
 
10. § 
(1)  Az  elektronikus  iratot  gépi  adathordozón 
(hajlékony  lemez,  CD  ROM  stb.)  átvenni  vagy  elküldeni 
csak  papíralapú  kísérőlappal  lehet.  Az  adathordozót  és  a 
kísérőlapot  mint  iratot  és  mellékelt  iratot  kell  kezelni.  A 
kísérőlapon  a  címzés  adatai  mellett  fel  kell  tüntetni  a 
számítógépes  adathordozón  lévő  irat(ok)  tárgyát,  a 
fájlnevét, fájltípusát és az adathordozó paramétereit.  
(2) Az elektronikus levélben (e-mail) érkező irat esetében a 
következők a teendők: 
(a)  Amennyiben  a  szervezeti  egység  nem  használ  külön 
email  címet  az  iratok  fogadására,  a  dolgozók  beérkezett 
emaileiben el  kell különíteni az iktatásra  kerülő emaileket, 
majd  nyilvántartásba  kell  venni  őket.  Az  nyilvántartásba 
vett emailek kiválasztását a szervezeti egység vezetője által 
kiadott utasítás szerint kell végezni. 
(b)  Amennyiben  a  szervezeti  egység  rendelkezik  az  iratok 
fogadására külön email címmel, erre a címre érkező összes 
email iktatásra kerül. 
(c)  Az  iktatásra  kerülő  emailekről  elektronikus  érkeztetési 
visszaigazolást  kell  küldeni  a  beküldő  számára.  A 
visszaigazolásnak  tartalmaznia  kell  az  irat  érkeztető-  és 
iktatószámát, valamint az érkeztetés időpontját. 
(d)  Egyes  iratfajták  esetén  az  email  iktatásának  feltétele  a 
digitális aláírással történő hitelesítés. Ezek az iratfajták: 
-  pénzügyi  vonzattal  járó  ügyek  iratai,  melyekből  az 
egyháznak, 
illetve 
szervezeti 
egységnek 
valószínűsíthetően kifizetése vagy bevétele keletkezhet, 
- munkajogi kérdések, személyi ügyek iratai  
-  egyéb  ügyek  iratai,  melyeket  a  szervezeti  egység 
vezetője meghatároz. 
Amennyiben  a  fent  felsorolt  ügykörbe  tartozó  iratok 
elektronikus  levélben,  de  digitális  aláírás  nélkül  érkeznek, 
ezek  iktatása  nem  végezhető  el,  hanem  haladéktalanul 
vissza  kell  küldeni  a  beküldő  részére,  megfelelő 
tájékoztatással  a  digitális  aláírással  történő  beküldésre 
vonatkozóan. 
Az  egyház  a  következő  digitális  aláírással  történő 
hitelesítéseket fogadja el: 
-  Az  egyház  által  belső  használatra  kiadott  (az  Országos 
Irodától igényelhető) digitális aláírást, 
-  A  2001.  évi  XXXV.  törvény  szabályai  szerint  a  Nemzeti 
Média-  és  Hírközlési  Hatóság  által  nyilvántartásba  vett 
minősített szolgáltató  által kiadott digitális aláírást. 
 
Szignálás 
11. § 
(1)  Az  iratkezelő  az  érkezett  iratot  köteles  a 
szervezeti egység vezetőjének, vagy az általa a szignálásra 
kijelölt személynek átadni.  
(2) A szervezeti egység vezetője előre kijelölheti azokat az 
iratcsoportokat,  amelyek  esetén  szignálás  nélkül  ahhoz  az 
ügyintézőhöz  kell  továbbítani  az  iratot,  aki  illetékes  az 
ügyben eljárni. 
(3)  Azt  az  iratot,  amelynek  iktatott  előzménye  van, 
közvetlenül az ügyintézőhöz lehet továbbítani. 
(4)  Az  irat  szignálására  jogosult  személy  a  szignálás 
idejének megjelölésével írásban rögzíti a következőket: 
(a) meghatározza az ügyintézőt, vagy (kizárólag az 
Országos  Iroda  esetében)  kijelöli  az  ügyintéző 
meghatározására  jogosult  osztályt.  Amennyiben  a 
szignálás osztályra történik, az osztályvezető (vagy 
helyettese,  illetve  az  osztályvezető  által  kijelölt 
személy) határozza meg az ügyintéző személyét. 
(b) meghatározza azoknak a személyeknek a körét, 
akik az iratról másolatot kapnak. 
(c)  rögzíti  az  elintézéssel  kapcsolatos  esetleges 
külön  utasításait  (feladatok,  határidő,  sürgősségi 
fok stb.).  
(d)  a  szervezeti  egység  vezetője  más  szervezeti 
egységhez  tartozó  ügyintézőt  is  kijelölhet  a 
gyorsabb ügyintézés érdekében. 
(5)  Amennyiben  a  szignálás  során  több  személy  került 
kijelölésre  és  nincsen  külön  megjelölve,  melyikük  az 
ügyintéző, akkor az első kijelölt személy lesz az. 
(6)  Az  Országos  Iroda  decentralizált  iratkezelési 
rendszerében  az  osztály  által  kijelölt  személy  illetve  az 
ügyintéző  feladata  a  beérkező  irat  iktatása.  Más  szervezeti 
egységek  centralizált  iratkezelési  rendszerében  iktatást  az 
általuk kijelölt központi iktató végzi. 
 
Iktatás 
12. § 
(1)  Iktatás  céljára  évente  megnyitott,  hitelesített 
iktatókönyvet,  illetve  annak  elektronikus  megfelelőjét  kell 
használni. 
(2)  Az  iktatókönyvnek,  illetve  az  ezzel  egyenértékű 
elektronikus  nyilvántartásnak  kötelezően  kell  tartalmaznia 
az alábbi adatokat: 
a) iktatószám; 
b) iktatás időpontja; 
c)  küldemény  érkezésének  időpontja,  módja,  érkeztető 
száma; 
d) küldemény elküldésének időpontja, módja; 
e)  küldemény  adathordozójának  típusa  (papíralapú, 
elektronikus), adathordozója; 
background image
f) küldő megnevezése, azonosító adatai; 
g) címzett megnevezése, azonosító adatai; 
h) érkezett irat iktatószáma (idegen szám); 
i) mellékletek száma; 
j)  ügyintéző  szervezeti  egység  és  az  ügyintéző 
megnevezése; 
k) irat tárgya; 
l) elő- és utóiratok iktatószáma; 
m) ügyintézés határideje, és végrehajtásának időpontja; 
n) irattári tételszám; 
o) irattárba helyezés időpontja. 
(4)  Az  irat  iktatása  előtt  meg  kell  állapítani,  hogy  van-e 
előzménye.  Az  előzményt  az  irathoz  kell  szerelni. 
Amennyiben  az  irat  iktatása  nem  lehetséges  az  előzmény 
főszámára,  rögzíteni  kell  az  iktatókönyvben  az  előírat 
iktatószámát,  és  az  előzménynél  a  jelen  irat  iktatószámát, 
mint az utóirat iktatószámát. 
 
13. § 
(1)  Az  iktatószámnak  tartalmaznia  kell  az  iktatási 
főszámot,  az  alszámot,  valamint  az  iktatószám  kiadásának 
évét.  Az  ugyanazon  ügyben,  ugyanabban  az  évben 
keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani. 
(2)  Egy  iktatókönyvön  belül  a  főszámokat  folyamatos 
sorszámos rendszerben kell kiadni. 
(3)  Az  ügyirathoz  tartozó  iratokat  az  iktatási  főszám  alatt 
folyamatosan kiadott alszámokon kell nyilvántartani. 
(4)  Az  ügyirat  tárgyát  -  illetőleg  annak  megállapítására 
alkalmas  rövidített  változatot  –  az  iktatókönyv  „tárgy” 
rovatába be kell írni.  
(6)  Az  iktatókönyvet  az  év  utolsó  munkanapján,  az  utolsó 
irat  iktatása  után  le  kell  zárni.  Az  elektronikus 
iktatókönyvet ki kell nyomtatni és hitelesíteni. 
 
14. § 
(1) Az iktatott iratot előadói ívben kell elhelyezni. 
A  hivatalból  kezdeményezett  irat  fogalmazványát  is  az 
előadói  ívben  kell  elhelyezni.  Az  előadói  ívet  az  iktató 
nyitja meg.  
(2)  Az  előadói  ív  első  oldalán  az  ügyirat  legfontosabb 
adatai,  belső  oldalon  az  ügy  iratai,  valamint  feljegyzések 
leírására szerepel. 
 
15. § 
Az  ügyirat  tárgya,  illetőleg  az  ügyfél  neve  és 
azonosító  adatai  alapján  név-  és  tárgymutató  könyvet  kell 
vezetni, illetőleg az elektronikus iktatókönyvben biztosítani 
kell  az  e  szempontok  szerinti  visszakeresés  lehetőségét 
(név- és tárgymutatózás). A gyorsabb keresés érdekében az 
iratokhoz  a  tárgy  jellemzői  alapján  tárgyszavakat  kell 
rendelni,  és  biztosítani  kell  a  tárgyszavak  és  azok 
kombinációja  szerinti  keresés,  valamint  a  találatok 
szűkítésének lehetőségét. 
 
16. § 
(1)  Az  iratkezelőnek  az  iratokat  a  beérkezés 
napján,  de  legkésőbb  az  azt  követő  munkanapon  be  kell 
iktatni.  
(2) Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, táviratokat, 
expressz  küldeményeket,  a  hivatalból  tett  intézkedéseket 
tartalmazó „sürgős” jelzésű iratokat. 
 
17. § 
(1)  Téves  iktatás  esetén  az  iktatókönyvben  a 
bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy 
az  érvénytelenítés  ténye  −  az  eredeti  bejegyzés 
olvashatósága mellett – kétségtelen legyen.  
(2) A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra. 
(3)  Az  iktatókönyvben  sorszámot  üresen  hagyni,  a 
felhasznált  lapokat  összeragasztani,  a  bejegyzett  adatokat 
kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni 
nem szabad.  
(4) Amennyiben az iktatókönyvben helyesbítés szükséges, a 
téves  adatot  vagy  számot  egy  vonallal  úgy  kell  áthúzni, 
hogy  az  eredeti  feljegyzés  olvasható  maradjon.  A  javítást 
keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.  
(5)  Elektronikus  iktatás  esetén  az  alkalmazott  szoftvernek 
biztosítania 
kell 
javítások, 
érvénytelenítések, 
helyesbítések nyomon követését. 
 
18. § 
(1) Nem kell iktatni, de nyilván kell tartani: 
a) könyveket; 
b) reklámanyagokat, tájékoztatókat; 
c) meghívókat; 
d) nem szigorú számadású bizonylatokat; 
e)  bemutatásra  vagy  jóváhagyás  céljából  visszavárólag 
érkezett iratokat; 
f) pénzügyi bizonylatokat, számlákat; 
g) munkaügyi nyilvántartásokat; 
h) leltárkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat; 
i) közlönyöket, sajtótermékeket; 
j) visszaérkezett tértivevényeket. 
(2)  Az  elektronikus  dokumentumkezelő-  és  iktatórendszer 
bevezetésétől kezdve a hagyományos úton érkezett iratokat 
iktatás előtt digitalizálni, majd elektronikusan iktatni kell és 
a továbbiakban így kezelni. 
 
Ügyirat készítése 
19.  §  (1)  Ügyintézés  csak  iktatott  irat  alapján  végezhető. 
Amennyiben iktatás nélküli  irat  érkezik egy ügyintézőhöz, 
köteles az érkeztetést végző iratkezelőnek átadni érkeztetés, 
azt követő szignálás, majd iktatás céljából. 
(2)  A  szervezeti  egységen  belül  indított  ügyek  esetében  a 
kezdő irat létrehozását követően az arra jogosult ügyintéző 
köteles iktatni az iratot. 
(3)  Elintézés  előtt  az  ügyintézők,  vagy  megbízott 
személyek 
szükséges 
közbenső 
intézkedéseket 
(véleménykérés,  tényállás  tisztázása,  stb.)  megteszik.  A 
közbenső  intézkedés  telefon  útján  is  történhet.  A  kapott 
intézkedés  lényegét,  a  felvilágosítást  adó  személy  nevét,  a 
beszélgetés  időpontját  tartalmazó  feljegyzést  az  előadói 
íven  kell  elhelyezni,  illetve  az  elektronikus  iratkezelő 
rendszerben rögzíteni 
Papíralapú  kimenő  levelet  az  ügyintéző  csak  az 
osztályvezető szignójával is ellátva küldhet el.  
(4)  Olyan  esetekben,  amikor  az  ügyirat  intézése  több 
ügyintézőre  tartozik,  az  ügyintézők  kötelesek  egymással 
konzultálni és egymás intézkedését összehangolni. Az erről 
készített feljegyzést az előadói íven kell elhelyezni. 
(5)  Amennyiben  az  ügy  intézése  során  az  ügyintéző  által 
fontosnak minősített e-mail üzenetváltásra kerül sor, annak 
kinyomtatott  példányát  ugyancsak  az  előadói  ívben  kell 
elhelyezni,  illetve  az  elektronikus  iratkezelő  rendszerben 
rögzíteni 
(6)  Az  ügyintéző  által  megszerkesztett  iraton  legalább  az 
alábbi adatokat kell feltüntetni: 
a) egyházi fejléc, az osztályra utalással 
b) iktatószám 
c) ügyintéző 
d) hivatkozási szám 
e) dátum 
f) aláírás, pecsét. 
 
Kiadmányozás 
background image
20.  §  (1)  Kiadmányozás  előtt  az  elkészült  iratot  az 
ügyintéző köteles az ügy soron következő alszámára iktatni.  
(2) Amennyiben a kiadmányozást több személy végzi, vagy 
a kiadmányozón kívül másoknak egyetértési joguk van, az 
ügyintéző  köteles  mindegyikük  ellenjegyzését  beszerezni 
vagy írásban, vagy az elektronikus iratkezelő rendszer erre 
a  célra  szolgáló  funkcióján  keresztül.  Az  ellenjegyzési 
joggal  bírók  körébe  az  Országos  Irodában  beletartozik  az 
ügyintéző osztályvezetője. 
(3)  Elküldendő  iratot  kiadmányként  csak  kiadmányozási 
joggal  rendelkező  személy  írhat  alá  és  csak  hitelesen  lehet 
továbbítani. 
(4) Az irat akkor hiteles kiadmány, ha: 
a)  azt  az  illetékes  kiadmányozó  saját  kezűleg  aláírja, 
vagy  a  kiadmányozó  neve  mellett  az  „s.k.”  jelzés 
szerepel, a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt saját 
kezű 
aláírásával 
(nevének 
és 
beosztásának 
feltüntetésévél) igazolja, valamint  
b)  a  kiadmányozó,  illetve  a  felhatalmazott  személy 
aláírása  mellett  a  szervezeti  egység  hivatalos 
bélyegzőlenyomata szerepel. 
(5)  Kiadmányozásra  jogosult  a  szervezeti  egység  vezetője, 
és  az  általa  e  feladatra  írásban  meghatalmazott 
munkavállaló.  
 
Kézbesítés előkészítése (expediálás) 
21. § 
(1) Az ügyintézőnek ellenőriznie kell, hogy az irat 
tartalmaz-e iktatószámot, a kiadmányozás megtörtént-e és a 
mellékleteket  csatolták-e.  E  feladat  elvégzése  után 
dokumentálni  kell  a  nyilvántartással,  továbbítással 
kapcsolatos információkat. 
(2) Az ügyintéző gondoskodik a továbbításról, illetve postai 
út 
esetén 
továbbításhoz 
szükséges 
borítékok 
megcímzéséről. 
(3)  Az  irattárban  maradó  másolati  példányokon  fel  kell 
jegyezni a továbbítás keltét, illetve. 
 
Postázás 
22. § 
(1) Az  ügyiratkezelő a  küldeményeket  még aznap 
köteles továbbítani. 
(2)  A  postázó,  illetve  e  feladatra  felhatalmazott 
munkavállalónak  a  küldeményeket  a  továbbítás  módja 
szerint kell csoportosítani (posta, kézbesítő, hálózat).  
(3)  Postai  továbbítás  esetén  a  küldeményeket  közönséges, 
ajánlott  tértivevényes  levélként  vagy  csomagban  lehet 
elküldeni.  
(4)  A  postára  adáshoz  a  posta  által  rendszeresített 
postakönyvet  kell  használni.  A  csomagokat  a  szervezeti 
egységeknél 
kell  megfelelően  megcímezni,  és  a 
csomagszállító levelet kitöltve mellékelni.  
 
 
III. fejezet 
Az irattározás szabályai 
 
23. § 
(1) Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését 
dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni. 
(2)  Átmeneti  irattárba  lehet  elhelyezni  a  szervezeti  egység 
által  elintézett,  további  érdemi  intézkedést  nem  igénylő, 
kiadmányozott,  irattári  tételszámmal  ellátott  ügyiratokat. 
Az  átmeneti  irattár  öt  évig  őrzi  az  iratokat,  ezt  követően 
azokat  selejtezi  vagy  átadja  a  központi  irattárnak.  A 
központi  irattár  gondoskodik  a  maradandó  értékű  iratok 
levéltári átadásáról. 
(3)  A  központi  irattárba  helyezés  előtt  az  ügyintézőnek  az 
ügyirathoz  -  ha  eddig  nem  történt  meg  -  hozzá  kell 
rendelnie  az  irattári  tételszámot.  A  feleslegessé  vált 
munkapéldányokat  és  másolatokat  az  ügyiratból  ki  kell 
emelni,  és  a  selejtezési  eljárás  mellőzésével  meg  kell 
semmisíteni.  Ezt  követően  be  kell  vezetni  az  iktatókönyv 
megfelelő  rovatába  az  irattárba  helyezés  időpontját,  és  el 
kell helyezni az irattári tételszámnak megfelelő gyűjtőbe. 
(4)  A  központi  irattárba  csak  lezárt  évfolyamú, 
segédkönyvekkel ellátott ügyiratok adhatók le. 
(5)  Az  irattárból  iratanyagot  kiemelni  az  illetékes  a 
szervezeti  egység  vezetője  aláírásával  ellátott  őrjegy 
ellenében  szabad.  Az  őrjegy  tartalmazza  az  irat 
azonosítására  alkalmas  adatokat,  a  kiemelés  dátumát,  a 
kiemelés célját, és a kiemelő aláírását.  
(6)  A  szervezeti  egységek  irattári  tervét  a  jelen  szabályzat 
melléklete tartalmazza. 
(7)  Elektronikus  iktatás  esetén  az  elektronikusan  érkezett, 
illetve továbbított iratokat az alkalmazott iktatóprogramnak 
megfelelően kell irattározni. 
 
Selejtezés 
24. § 
(1)  A  szervezeti  egység  vezetője  legalább 
ötévenként  elrendelheti  a  selejtezést.  A  selejtezés  helyéről 
és  időpontjáról  a  selejtezés  megkezdését  megelőzően 
legalább  harminc  nappal  korábban  értesíteni  kell  az 
Evangélikus  Országos  Levéltárat,  közölve,  hogy  a 
selejtezés milyen időszak irataira és milyen jellegű iratokra 
terjed  ki,  és  a  selejtezendő  iratanyag  várhatóan  milyen 
mennyiségű. 
(2)  Nem  selejtezhetők  az  irattári  tervben  említett  iratokon 
kívül: 
a)  a  szervezeti  egységnek  megőrzésre  átadott  iratok, 
okiratok, 
b) az eredeti magán- és közokiratok, 
c) a maradandó értékű iratok, 
d) az iktatókönyv, mutatókönyv. 
(3)  Az  olyan  iratok,  amelynek  őrzéséről  külön  jogszabály 
rendelkezik,  csak  az  ott  meghatározott  őrzési  idő  letelte 
után selejtezhetők. 
 
25. § 
(1) A selejtezés tételszinten történik. 
(2)  A  selejtezésről  jegyzőkönyvet  kell  készíteni  három 
példányban.  A  selejtezési  jegyzőkönyvnek  tartalmaznia 
kell: 
a) a selejtezés idejét és helyét, 
b) a selejtezést végző személyek nevét és munkakörét, 
c)  a  selejtezett  iratok  iktatószámát,  keletkezési  évét  és 
tárgyát, és selejtezési tételszámát, 
d) a selejtezést végzők aláírását, és 
e) a szervezeti egység bélyegzőlenyomatát. 
(3)  A  selejtezési  jegyzőkönyv  két  példányát  meg  kell 
küldeni az Evangélikus Országos Levéltárának. 
 
26. § 
(1)  A  selejtezett  iratok  megsemmisítésére  csak  az 
Evangélikus  Országos  Levéltárának  a  visszaküldött 
selejtezési  jegyzőkönyvre  vezetett  hozzájárulása  után 
kerülhet sor. 
(2)  A  selejtezés  megtörténtét  az  iktatókönyvben  fel  kell 
tüntetni. 
(3) 
selejtezés 
során 
kiselejtezett 
iratanyag 
megsemmisítéséről  a  selejtezésre  jogosult  köteles 
gondoskodni.  A  selejtezésre  kerülő  olyan  tárgyat,  amely 
nem minősül iratanyagnak, ki kell adni a jogosultnak. 
 
background image
Az irattári iratok kezelésének levéltári ellenőrzése 
26. § 
(1) A szervezeti egységnél keletkező, illetve őrzött, 
nem  selejtezhető  iratok  fennmaradásának  biztosítása 
érdekében  a  szervezeti  egység  iratainak  védelmét  és 
iratkezelésének  rendjét  az  Evangélikus  Országos  Levéltár 
ellenőrzi.  
(2) A levéltár ellenőrzési feladatának ellátása során 
a)  az  iratkezelői  és  az  irattári  helyiségbe  beléphet,  az 
iratokba és az iratkezelési nyilvántartásokba betekinthet, 
az iratkezelési tevékenységet folyamatában vizsgálhatja; 
b)  iratkezelési  kérdésekben  szaktanácsot  ad,  a  nem 
selejtezhető  iratok  épségben  és  használható  állapotban 
történő  megőrzését  súlyosan  veszélyeztető  hibákat  és 
hiányosságokat 
jegyzőkönyvbe 
foglalja, 
megszüntetésükre vonatkozóan határidőt állapít meg. 
 
Iratok levéltárba adása 
27. § 
(1)  A  nem  selejtezhető  iratok  teljes  és  lezárt 
évfolyamait - az (3) bekezdésben meghatározott kivétellel - 
a  keletkezés naptári évétől számított tizenötödik év végéig 
kell  az  Evangélikus  Országos  Levéltárnak  átadni.  Az 
átadás-átvétel  időpontjáról  a  Magyarországi  Evangélikus 
Egyház  és  az  Evangélikus  Országos  Levéltár  közösen 
állapodik meg. 
(2)  Az  (1)  bekezdésben  meghatározott  átadás-átvételi 
határidő abban az esetben, ha a szervezeti egységnek a nem 
selejtezhető 
iratokra 
ügyviteli 
szempontból 
még 
rendszeresen  szüksége  van,  illetőleg  akkor,  ha  az  iratok 
átvételéhez  szükséges  raktári  férőhellyel  nem  rendelkezik, 
további öt évre külön engedély nélkül meghosszabbítható. 
(3)  A  tizenöt  évnél  régebben  keletkezett,  és  nem 
selejtezhető  iratokat  a  minősítő  által  meghatározott 
érvényességi  idő  lejártát  követő  naptári  év  végéig  kell  az 
Evangélikus Országos Levéltárnak átadni. 
 
 
IV. fejezet 
Záró rendelkezések 
 
28. § 
(1) E szabályzat elfogadása napján lép hatályba. 
(2)  E  szabályzat  hatálybalépésével  egyidejűleg  hatályát 
veszti az egyház, illetve szervezeti egységei által korábban 
készített, 
alkalmazott 
az 
iratkezelésre 
vonatkozó 
bárminemű szabályzat, utasítás. 
 
Budapest, 2012. december 5. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
background image
Mellékletek 
 
Igazgatói utasítás az iratkezelés során végzett 
tevékenységekkel kapcsolatban az Országos Irodában 
 
Küldemény átvételére jogosultak:  
 
Iktató munkatárs: Osváthné Szabó Ágnes,  
 
Helyettese Budai Aranka.  
 
Ha egyikük sem dolgozik, a helyettes Polyák Kata 
 
Irat érkeztetésére jogosultak bontás előtt:  
 
Iktató munkatárs: Osváthné Szabó Ágnes,  
 
Helyettese Budai Aranka.  
 
Ha egyikük sem dolgozik, a helyettes Polyák Kata 
 
Küldemények felbontására jogosultak:  
 
Jogásznak,  Zsinati  Irodának,  Országos  Elnökség, 
egyházkerületeknek, 
Országos 
Bíróságnak, 
nyugdíj 
és 
humán 
referensnek 
címzett 
küldeményeket a címzett bontja.  
 
Nem 
bonthatók 
jeligével 
megjelölt 
küldemények.  Jeligét  az  átvételre  jogosultakkal 
tudatni kell. 
 
Az emailek közül a következőket kell iktatni:  
 
Digitális aláírással járók köre  
 
Érdemi ügyintézést igénylők 
 
Digitális  aláírással  szükséges  hitelesíteni  az  emaileket  a  
következő ügyfajták esetében: 
 
Pénzügyi vonzattal járó ügyek 
 
Személyi és munkaügyi ügyek 
 
Szignálásra kijelölt személyek:  
 
Országos irodaigazgató: Kákay István 
 
helyettese  az  országos  irodaigazgató  asszisztense: 
Hámoriné Balla Mária 
 
helyettese  az  iktató  munkatárs:  Osváthné  Szabó 
Ágnes 
 
Kiadmányozásra jogosult személyek: testületi referens 
 
Aláírási jogosultság szabályozása az Országos Irodában 
 
Irattári tételek az Országos Irodában 
 
Helyettesítési rend az Országos Irodában 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Dokumentummal kapcsolatos tevékenységek
« 2018. május »
május
HKSzeCsPSzoV
123456
78910111213
14151617181920
21222324252627
28293031