A Magyarországi Evangélikus Egyház iratkezelési
szabályzata
TERVEZET
A Magyarországi Evangélikus Egyház (a továbbiakban:
egyház) országos presbitériuma az egyházi jogszabályokról
szóló 2005. évi VI. törvény 4.§ (1) bekezdése alapján –
utalva az egyház háztartásáról szóló 2000. évi I. törvény 15.
§ (1) bekezdésére - az országos egyház (a továbbiakban:
egyház) iratkezelési rendjéről a következő szabályzatot
alkotja:
I. fejezet
Általános szabályok
1. §
A szabályzat célja, hogy az egyház irattári
anyagának szakszerű kezelése és használhatósága
biztosított legyen; valamint az egyház maradandó értékű
iratanyagának része - az Evangélikus Országos Levéltár
anyagaként - épségben és használható állapotban
fennmaradjon.
A szabályzat hatálya
2. §
A
szabályzat
hatálya
–
e
szabályzat
vonatkozásában - az alábbi szervezeti egységekre terjed ki:
a) Országos Iroda;
b) püspöki hivatalok;
c) Evangélikus Országos Könyvtár;
d) Evangélikus Országos Levéltár;
e) Evangélikus Országos Múzeum.
Értelmező rendelkezések
3. §
A szabályzat alkalmazása során
1. átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési
jogosultságának dokumentált átruházása;
2. átmeneti irattár: a szervezeti egység által az iktatóhelyhez
kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári
anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy
központi irattárba adás előtti őrzés történik;
3. beadvány: valamely szervtől vagy személytől érkező
papíralapú vagy elektronikus irat;
4.
csatolás:
iratok,
ügyiratok
átmeneti
jellegű
összekapcsolása;
5. elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján
értelmezhető adategyüttes;
6. elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem
minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus
úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról
értesíti annak küldőjét;
7. expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a
küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának,
fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának
meghatározása;
8. előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással,
az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos
információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét
képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési
segédeszköz;
9. érkeztetés: minimálisan az érkezett küldemény
sorszámának, küldőjének, az érkeztetés dátumának és
könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai
azonosítójának (különösen kód, ragszám) nyilvántartásba
vétele;
10. iktatás: az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal
történő ellátása az érkeztetést vagy a keletkezést követően
az iktatókönyvben, az iraton és az előadói íven;
11. iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített
iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása
történik, illetve ennek elektronikus megfelelője;
12. iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a
szervezeti egység látja el az iktatandó iratot;
13. irat: az egyház szervezeti egysége működése,
tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy
egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes,
amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses,
elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma
lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy
bármely más formában lévő információ vagy ezek
kombinációja;
14. iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását,
rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő
válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és
biztonságos
megőrzését,
használatra
bocsátását,
selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába
foglaló tevékenység;
15. irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos
őrzése, valamint kezelése biztosítására létrehozott és
működtetett fizikai tárolóhely;
16. irattárba helyezés: az ügyirat irattári tételszámmal
történő ellátása és irattárban történő dokumentált
elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az
ügyintézés befejezését követő időre;
17. irattári anyag: az egyház szervezeti egysége működése
során keletkezett vagy hozzá érkezett, tartalmuk miatt
átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen
összetartozó iratok összessége;
18. irattári terv: az iratok rendszerezésének és a
selejtezhetőség
szempontjából történő válogatásának
alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot
tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra)
tagolva, a szervezeti egység feladat- és hatásköréhez,
valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja
fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó
iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a
nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét;
19. irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben
meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását,
selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód;
20. iratkölcsönzés: az irat vissza hozatali kötelezettség
melletti kiadása az irattárból;
21. kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet,
személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a
címzetthez;
22. kézi irattár: az ügyintéző kezelésében lévő ügyiratokat
előadói ívben, illetve erre alkalmas tároló eszközökben
(iratpapucs, doboz) való tárolása;
23. központi irattár: a Magyarországi Evangélikus Egyház
szervezeti egységeinél keletkező, az átmeneti irattárból
kikerülő irattári anyagának a selejtezés vagy levéltárba adás
előtti őrzésére szolgáló irattár
24. küldemény: az irat vagy tárgy - kivéve a reklámanyag,
sajtótermék -, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy
a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el;
25. küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági
ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele;
26. levéltár: a Magyarországi Evangélikus Egyház által
létesített, fenntartott, illetve igénybe vett, a levéltári
anyagnak
a
feldolgozására
és
rendeltetésszerű
használatának biztosítására szolgáló Evangélikus Országos
Levéltár intézmény
27. levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó
értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása a
levéltárnak;
28. levéltári anyag: az irattári anyagnak levéltárban őrzött
maradandó értékű része;
29. másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet
az első példánnyal azonos módon hitelesítettek;
30. másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű
formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy
hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat;
31. megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne
foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró
módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése;
32. mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka,
attól - mint kísérő irattól - elválasztható;
33. melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak
kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól;
34. okirat: olyan irat, amely a szokásos írásjelekkel
megörökített emberi gondolatokat tartalmaz (eredeti,
másolat, kiadmány, kivonat, stb.).
35. osztály: az Országos Iroda valamelyik osztálya,
vezetője az osztályvezető.
36. selejtezés: az őrzött iratok közül megsemmisítés vagy
nyersanyagként felhasználás céljából történő kiemelés;
37.
szerelés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó
ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű
összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon
egyaránt jelölni kell;
38.
szervezeti
egység:
kizárólag
e
szabályzat
alkalmazásában a 2. §-ban megjelöltek;
39. szervezeti egység vezetője: az országos iroda esetén az
országos iroda igazgatója, a püspöki hivatalok esetén a
püspök, valamint a könyvtár, levéltár, múzeum esetén ezek
igazgatója;
40. szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység,
osztály és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési
határidő és a feladat meghatározása;
41. továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az
egyik ügyintézési ponttól a másikhoz;
42. ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy
előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti;
43. ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat;
44. ügykör: a szervezeti egység vagy annak ügyintézője
feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott
csoportja.
45. irat nyilvántartásba vétele: az adott irat fajtája szerint
szükséges iratkezelési nyilvántartásba történő bevetése,
melynek során az irat nyilvántartási számot kap és adatai az
elektronikus rendszerben (később nem törölhető módon)
rögzítésre kerülnek. A nyilvántartásba vétel bejövő iratok
esetében
minimálisan
az
érkeztetést
jelenti
(érkeztetőszámmal való ellátás), az iratok adott köre esetén
iktatást.
II. fejezet
Az iratkezelési szabályai
4. §
(1) A szervezeti egységek iratkezelése általában
centralizált, az Országos Iroda esetében decentralizált..
(2) Az iktatás elektronikus úton történik.
Iratok átvétele
5. §
(1) Postai és személyesen kézbesített küldemény
átvételére jogosultak:
a) a szervezeti egység vezetője vagy az általa megbízott
személy;
b)
postai
küldemények
esetén
a
postai
meghatalmazással rendelkező személy;
c) az iratkezelésre bevezetett elektronikus rendszer.
(2) Amennyiben nyilvántartásba vételre nem jogosult
személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, azt
köteles haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő
első munkanap kezdetén az illetékes postázóegységnek
nyilvántartásba vétel céljából átadni.
(3) A küldeményt átvevő köteles ellenőrizni:
a) a címzés alapján a küldemény átvételére való
jogosultságát;
b) a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő
azonosítási jel megegyezőségét;
c) az iratot tartalmazó zárt boríték, vagy zárt
csomagolás sértetlenségét.
(4) Az átvevő a papíralapú iratok esetében a
kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel
dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az
„azonnal” és „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét
óra, perc pontossággal kell megjelölni.
(5) A gyors elintézést igénylő („azonnal”, „sürgős” jelzésű)
küldeményt a szignálásra jogosultnak soron kívül be kell
mutatni.
(6) Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét
papíralapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni
kell, és soron kívül ellenőrizni kell a küldemény
tartalmának meglétét. A hiányzó iratokról vagy
mellékletekről a küldő szervet, személyt értesíteni kell.
(7) Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a
küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha
ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak.
Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt
irattározni és az irattári tervben meghatározott idő után
selejtezni kell.
Küldemény felbontása
6. §
(1) A szervezeti egységhez érkezett küldeményt
a) a szervezeti egység vezetője,
b) a szervezeti egység vezetője által írásban
felhatalmazott személy bonthatja fel.
(2) Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell
továbbítani azokat a küldeményeket,
a) amelyek „s. k.” felbontásra szólnak,
b) amelyeknél ezt a szervezeti egység vezetője
elrendelte, valamint
c) amelyek névre szólóak és megállapíthatóan
magánjellegűek.
(3) A küldemények téves felbontásakor a felbontó az
átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével,
dokumentáltan köteles rögzíteni, majd gondoskodnia kell a
küldemény címzetthez való eljuttatásáról.
(4) A küldemények címzettje köteles gondoskodni az általa
átvett hivatalos küldemény jelen szabályzat szerinti
nyilvántartásba vételéről.
7. §
(1)
Az
elektronikusan
érkezett
iratot
nyilvántartásba vétel előtt megnyithatóság (olvashatóság)
szempontjából ellenőrizni kell.
(2) Amennyiben az irat vagy annak egyes elemei a
rendelkezésre álló eszközökkel nem nyitható meg, a küldőt
az érkezéstől számított három napon belül értesíteni kell a
küldemény értelmezhetetlenségéről.
(3) A (2) bekezdés szerinti iratokat iktatni nem kell.
8. §
Ha felbontás alkalmával kiderül, hogy a
küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó
az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az
iratokon vagy feljegyzés formájában az irathoz csatoltan
feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket -
elismervény ellenében - a pénzkezeléssel megbízott
dolgozónak átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni.
Küldemény érkeztetése
9. §
(1) Minden beérkezett küldeményt érkeztetni kell.
Az érkeztetést a szervezeti egység vezetője által megbízott
személy végezheti el az iratkezelési elektronikus
rendszerben
Személyesen kézbesített küldeményeket
felbontásuk alkalmával a dolgozó köteles érkeztetni, illetve
ha erre nincsen jogosultsága, a postázó munkatársnak
érkeztetésre átadni.
(2) A küldeménynek a szervezeti egységhez történő
beérkezése időpontjában nyilvántartásban kell rögzíteni
minimálisan a küldemény érkeztetőszámát, küldőjét, az
érkeztetés dátumát és könyvelt postai küldeménynél a
küldemény postai azonosítóját.
(3) Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához
jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell,
hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható
legyen. Papíralapú irat esetében a benyújtás időpontjának
megállapítása a boríték csatolásával biztosítható.
10. §
(1) Az elektronikus iratot gépi adathordozón
(hajlékony lemez, CD ROM stb.) átvenni vagy elküldeni
csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a
kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A
kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a
számítógépes adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a
fájlnevét, fájltípusát és az adathordozó paramétereit.
(2) Az elektronikus levélben (e-mail) érkező irat esetében a
következők a teendők:
(a) Amennyiben a szervezeti egység nem használ külön
email címet az iratok fogadására, a dolgozók beérkezett
emaileiben el kell különíteni az iktatásra kerülő emaileket,
majd nyilvántartásba kell venni őket. Az nyilvántartásba
vett emailek kiválasztását a szervezeti egység vezetője által
kiadott utasítás szerint kell végezni.
(b) Amennyiben a szervezeti egység rendelkezik az iratok
fogadására külön email címmel, erre a címre érkező összes
email iktatásra kerül.
(c) Az iktatásra kerülő emailekről elektronikus érkeztetési
visszaigazolást kell küldeni a beküldő számára. A
visszaigazolásnak tartalmaznia kell az irat érkeztető- és
iktatószámát, valamint az érkeztetés időpontját.
(d) Egyes iratfajták esetén az email iktatásának feltétele a
digitális aláírással történő hitelesítés. Ezek az iratfajták:
- pénzügyi vonzattal járó ügyek iratai, melyekből az
egyháznak,
illetve
a
szervezeti
egységnek
valószínűsíthetően kifizetése vagy bevétele keletkezhet,
- munkajogi kérdések, személyi ügyek iratai
- egyéb ügyek iratai, melyeket a szervezeti egység
vezetője meghatároz.
Amennyiben a fent felsorolt ügykörbe tartozó iratok
elektronikus levélben, de digitális aláírás nélkül érkeznek,
ezek iktatása nem végezhető el, hanem haladéktalanul
vissza kell küldeni a beküldő részére, megfelelő
tájékoztatással a digitális aláírással történő beküldésre
vonatkozóan.
Az egyház a következő digitális aláírással történő
hitelesítéseket fogadja el:
- Az egyház által belső használatra kiadott (az Országos
Irodától igényelhető) digitális aláírást,
- A 2001. évi XXXV. törvény szabályai szerint a Nemzeti
Média- és Hírközlési Hatóság által nyilvántartásba vett
minősített szolgáltató által kiadott digitális aláírást.
Szignálás
11. §
(1) Az iratkezelő az érkezett iratot köteles a
szervezeti egység vezetőjének, vagy az általa a szignálásra
kijelölt személynek átadni.
(2) A szervezeti egység vezetője előre kijelölheti azokat az
iratcsoportokat, amelyek esetén szignálás nélkül ahhoz az
ügyintézőhöz kell továbbítani az iratot, aki illetékes az
ügyben eljárni.
(3) Azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van,
közvetlenül az ügyintézőhöz lehet továbbítani.
(4) Az irat szignálására jogosult személy a szignálás
idejének megjelölésével írásban rögzíti a következőket:
(a) meghatározza az ügyintézőt, vagy (kizárólag az
Országos Iroda esetében) kijelöli az ügyintéző
meghatározására jogosult osztályt. Amennyiben a
szignálás osztályra történik, az osztályvezető (vagy
helyettese, illetve az osztályvezető által kijelölt
személy) határozza meg az ügyintéző személyét.
(b) meghatározza azoknak a személyeknek a körét,
akik az iratról másolatot kapnak.
(c) rögzíti az elintézéssel kapcsolatos esetleges
külön utasításait (feladatok, határidő, sürgősségi
fok stb.).
(d) a szervezeti egység vezetője más szervezeti
egységhez tartozó ügyintézőt is kijelölhet a
gyorsabb ügyintézés érdekében.
(5) Amennyiben a szignálás során több személy került
kijelölésre és nincsen külön megjelölve, melyikük az
ügyintéző, akkor az első kijelölt személy lesz az.
(6) Az Országos Iroda decentralizált iratkezelési
rendszerében az osztály által kijelölt személy illetve az
ügyintéző feladata a beérkező irat iktatása. Más szervezeti
egységek centralizált iratkezelési rendszerében iktatást az
általuk kijelölt központi iktató végzi.
Iktatás
12. §
(1) Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített
iktatókönyvet, illetve annak elektronikus megfelelőjét kell
használni.
(2) Az iktatókönyvnek, illetve az ezzel egyenértékű
elektronikus nyilvántartásnak kötelezően kell tartalmaznia
az alábbi adatokat:
a) iktatószám;
b) iktatás időpontja;
c) küldemény érkezésének időpontja, módja, érkeztető
száma;
d) küldemény elküldésének időpontja, módja;
e) küldemény adathordozójának típusa (papíralapú,
elektronikus), adathordozója;
f) küldő megnevezése, azonosító adatai;
g) címzett megnevezése, azonosító adatai;
h) érkezett irat iktatószáma (idegen szám);
i) mellékletek száma;
j) ügyintéző szervezeti egység és az ügyintéző
megnevezése;
k) irat tárgya;
l) elő- és utóiratok iktatószáma;
m) ügyintézés határideje, és végrehajtásának időpontja;
n) irattári tételszám;
o) irattárba helyezés időpontja.
(4) Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e
előzménye. Az előzményt az irathoz kell szerelni.
Amennyiben az irat iktatása nem lehetséges az előzmény
főszámára, rögzíteni kell az iktatókönyvben az előírat
iktatószámát, és az előzménynél a jelen irat iktatószámát,
mint az utóirat iktatószámát.
13. §
(1) Az iktatószámnak tartalmaznia kell az iktatási
főszámot, az alszámot, valamint az iktatószám kiadásának
évét. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben
keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani.
(2) Egy iktatókönyvön belül a főszámokat folyamatos
sorszámos rendszerben kell kiadni.
(3) Az ügyirathoz tartozó iratokat az iktatási főszám alatt
folyamatosan kiadott alszámokon kell nyilvántartani.
(4) Az ügyirat tárgyát - illetőleg annak megállapítására
alkalmas rövidített változatot – az iktatókönyv „tárgy”
rovatába be kell írni.
(6) Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó
irat iktatása után le kell zárni. Az elektronikus
iktatókönyvet ki kell nyomtatni és hitelesíteni.
14. §
(1) Az iktatott iratot előadói ívben kell elhelyezni.
A hivatalból kezdeményezett irat fogalmazványát is az
előadói ívben kell elhelyezni. Az előadói ívet az iktató
nyitja meg.
(2) Az előadói ív első oldalán az ügyirat legfontosabb
adatai, belső oldalon az ügy iratai, valamint feljegyzések
leírására szerepel.
15. §
Az ügyirat tárgya, illetőleg az ügyfél neve és
azonosító adatai alapján név- és tárgymutató könyvet kell
vezetni, illetőleg az elektronikus iktatókönyvben biztosítani
kell az e szempontok szerinti visszakeresés lehetőségét
(név- és tárgymutatózás). A gyorsabb keresés érdekében az
iratokhoz a tárgy jellemzői alapján tárgyszavakat kell
rendelni, és biztosítani kell a tárgyszavak és azok
kombinációja szerinti keresés, valamint a találatok
szűkítésének lehetőségét.
16. §
(1) Az iratkezelőnek az iratokat a beérkezés
napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell
iktatni.
(2) Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, táviratokat,
expressz küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket
tartalmazó „sürgős” jelzésű iratokat.
17. §
(1) Téves iktatás esetén az iktatókönyvben a
bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy
az érvénytelenítés ténye − az eredeti bejegyzés
olvashatósága mellett – kétségtelen legyen.
(2) A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra.
(3) Az iktatókönyvben sorszámot üresen hagyni, a
felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat
kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni
nem szabad.
(4) Amennyiben az iktatókönyvben helyesbítés szükséges, a
téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni,
hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást
keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.
(5) Elektronikus iktatás esetén az alkalmazott szoftvernek
biztosítania
kell
a
javítások,
érvénytelenítések,
helyesbítések nyomon követését.
18. §
(1) Nem kell iktatni, de nyilván kell tartani:
a) könyveket;
b) reklámanyagokat, tájékoztatókat;
c) meghívókat;
d) nem szigorú számadású bizonylatokat;
e) bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag
érkezett iratokat;
f) pénzügyi bizonylatokat, számlákat;
g) munkaügyi nyilvántartásokat;
h) leltárkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat;
i) közlönyöket, sajtótermékeket;
j) visszaérkezett tértivevényeket.
(2) Az elektronikus dokumentumkezelő- és iktatórendszer
bevezetésétől kezdve a hagyományos úton érkezett iratokat
iktatás előtt digitalizálni, majd elektronikusan iktatni kell és
a továbbiakban így kezelni.
Ügyirat készítése
19. § (1) Ügyintézés csak iktatott irat alapján végezhető.
Amennyiben iktatás nélküli irat érkezik egy ügyintézőhöz,
köteles az érkeztetést végző iratkezelőnek átadni érkeztetés,
azt követő szignálás, majd iktatás céljából.
(2) A szervezeti egységen belül indított ügyek esetében a
kezdő irat létrehozását követően az arra jogosult ügyintéző
köteles iktatni az iratot.
(3) Elintézés előtt az ügyintézők, vagy megbízott
személyek
a
szükséges
közbenső
intézkedéseket
(véleménykérés, tényállás tisztázása, stb.) megteszik. A
közbenső intézkedés telefon útján is történhet. A kapott
intézkedés lényegét, a felvilágosítást adó személy nevét, a
beszélgetés időpontját tartalmazó feljegyzést az előadói
íven kell elhelyezni, illetve az elektronikus iratkezelő
rendszerben rögzíteni
Papíralapú kimenő levelet az ügyintéző csak az
osztályvezető szignójával is ellátva küldhet el.
(4) Olyan esetekben, amikor az ügyirat intézése több
ügyintézőre tartozik, az ügyintézők kötelesek egymással
konzultálni és egymás intézkedését összehangolni. Az erről
készített feljegyzést az előadói íven kell elhelyezni.
(5) Amennyiben az ügy intézése során az ügyintéző által
fontosnak minősített e-mail üzenetváltásra kerül sor, annak
kinyomtatott példányát ugyancsak az előadói ívben kell
elhelyezni, illetve az elektronikus iratkezelő rendszerben
rögzíteni
(6) Az ügyintéző által megszerkesztett iraton legalább az
alábbi adatokat kell feltüntetni:
a) egyházi fejléc, az osztályra utalással
b) iktatószám
c) ügyintéző
d) hivatkozási szám
e) dátum
f) aláírás, pecsét.
Kiadmányozás
20. § (1) Kiadmányozás előtt az elkészült iratot az
ügyintéző köteles az ügy soron következő alszámára iktatni.
(2) Amennyiben a kiadmányozást több személy végzi, vagy
a kiadmányozón kívül másoknak egyetértési joguk van, az
ügyintéző köteles mindegyikük ellenjegyzését beszerezni
vagy írásban, vagy az elektronikus iratkezelő rendszer erre
a célra szolgáló funkcióján keresztül. Az ellenjegyzési
joggal bírók körébe az Országos Irodában beletartozik az
ügyintéző osztályvezetője.
(3) Elküldendő iratot kiadmányként csak kiadmányozási
joggal rendelkező személy írhat alá és csak hitelesen lehet
továbbítani.
(4) Az irat akkor hiteles kiadmány, ha:
a) azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja,
vagy a kiadmányozó neve mellett az „s.k.” jelzés
szerepel, a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt saját
kezű
aláírásával
(nevének
és
beosztásának
feltüntetésévél) igazolja, valamint
b) a kiadmányozó, illetve a felhatalmazott személy
aláírása mellett a szervezeti egység hivatalos
bélyegzőlenyomata szerepel.
(5) Kiadmányozásra jogosult a szervezeti egység vezetője,
és az általa e feladatra írásban meghatalmazott
munkavállaló.
Kézbesítés előkészítése (expediálás)
21. §
(1) Az ügyintézőnek ellenőriznie kell, hogy az irat
tartalmaz-e iktatószámot, a kiadmányozás megtörtént-e és a
mellékleteket csatolták-e. E feladat elvégzése után
dokumentálni kell a nyilvántartással, továbbítással
kapcsolatos információkat.
(2) Az ügyintéző gondoskodik a továbbításról, illetve postai
út
esetén
a
továbbításhoz
szükséges
borítékok
megcímzéséről.
(3) Az irattárban maradó másolati példányokon fel kell
jegyezni a továbbítás keltét, illetve.
Postázás
22. §
(1) Az ügyiratkezelő a küldeményeket még aznap
köteles továbbítani.
(2) A postázó, illetve e feladatra felhatalmazott
munkavállalónak a küldeményeket a továbbítás módja
szerint kell csoportosítani (posta, kézbesítő, hálózat).
(3) Postai továbbítás esetén a küldeményeket közönséges,
ajánlott tértivevényes levélként vagy csomagban lehet
elküldeni.
(4) A postára adáshoz a posta által rendszeresített
postakönyvet kell használni. A csomagokat a szervezeti
egységeknél
kell megfelelően megcímezni, és a
csomagszállító levelet kitöltve mellékelni.
III. fejezet
Az irattározás szabályai
23. §
(1) Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését
dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.
(2) Átmeneti irattárba lehet elhelyezni a szervezeti egység
által elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő,
kiadmányozott, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat.
Az átmeneti irattár öt évig őrzi az iratokat, ezt követően
azokat selejtezi vagy átadja a központi irattárnak. A
központi irattár gondoskodik a maradandó értékű iratok
levéltári átadásáról.
(3) A központi irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek az
ügyirathoz - ha eddig nem történt meg - hozzá kell
rendelnie az irattári tételszámot. A feleslegessé vált
munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból ki kell
emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével meg kell
semmisíteni. Ezt követően be kell vezetni az iktatókönyv
megfelelő rovatába az irattárba helyezés időpontját, és el
kell helyezni az irattári tételszámnak megfelelő gyűjtőbe.
(4) A központi irattárba csak lezárt évfolyamú,
segédkönyvekkel ellátott ügyiratok adhatók le.
(5) Az irattárból iratanyagot kiemelni az illetékes a
szervezeti egység vezetője aláírásával ellátott őrjegy
ellenében szabad. Az őrjegy tartalmazza az irat
azonosítására alkalmas adatokat, a kiemelés dátumát, a
kiemelés célját, és a kiemelő aláírását.
(6) A szervezeti egységek irattári tervét a jelen szabályzat
melléklete tartalmazza.
(7) Elektronikus iktatás esetén az elektronikusan érkezett,
illetve továbbított iratokat az alkalmazott iktatóprogramnak
megfelelően kell irattározni.
Selejtezés
24. §
(1) A szervezeti egység vezetője legalább
ötévenként elrendelheti a selejtezést. A selejtezés helyéről
és időpontjáról a selejtezés megkezdését megelőzően
legalább harminc nappal korábban értesíteni kell az
Evangélikus Országos Levéltárat, közölve, hogy a
selejtezés milyen időszak irataira és milyen jellegű iratokra
terjed ki, és a selejtezendő iratanyag várhatóan milyen
mennyiségű.
(2) Nem selejtezhetők az irattári tervben említett iratokon
kívül:
a) a szervezeti egységnek megőrzésre átadott iratok,
okiratok,
b) az eredeti magán- és közokiratok,
c) a maradandó értékű iratok,
d) az iktatókönyv, mutatókönyv.
(3) Az olyan iratok, amelynek őrzéséről külön jogszabály
rendelkezik, csak az ott meghatározott őrzési idő letelte
után selejtezhetők.
25. §
(1) A selejtezés tételszinten történik.
(2) A selejtezésről jegyzőkönyvet kell készíteni három
példányban. A selejtezési jegyzőkönyvnek tartalmaznia
kell:
a) a selejtezés idejét és helyét,
b) a selejtezést végző személyek nevét és munkakörét,
c) a selejtezett iratok iktatószámát, keletkezési évét és
tárgyát, és selejtezési tételszámát,
d) a selejtezést végzők aláírását, és
e) a szervezeti egység bélyegzőlenyomatát.
(3) A selejtezési jegyzőkönyv két példányát meg kell
küldeni az Evangélikus Országos Levéltárának.
26. §
(1) A selejtezett iratok megsemmisítésére csak az
Evangélikus Országos Levéltárának a visszaküldött
selejtezési jegyzőkönyvre vezetett hozzájárulása után
kerülhet sor.
(2) A selejtezés megtörténtét az iktatókönyvben fel kell
tüntetni.
(3)
A
selejtezés
során
kiselejtezett
iratanyag
megsemmisítéséről a selejtezésre jogosult köteles
gondoskodni. A selejtezésre kerülő olyan tárgyat, amely
nem minősül iratanyagnak, ki kell adni a jogosultnak.
Az irattári iratok kezelésének levéltári ellenőrzése
26. §
(1) A szervezeti egységnél keletkező, illetve őrzött,
nem selejtezhető iratok fennmaradásának biztosítása
érdekében a szervezeti egység iratainak védelmét és
iratkezelésének rendjét az Evangélikus Országos Levéltár
ellenőrzi.
(2) A levéltár ellenőrzési feladatának ellátása során
a) az iratkezelői és az irattári helyiségbe beléphet, az
iratokba és az iratkezelési nyilvántartásokba betekinthet,
az iratkezelési tevékenységet folyamatában vizsgálhatja;
b) iratkezelési kérdésekben szaktanácsot ad, a nem
selejtezhető iratok épségben és használható állapotban
történő megőrzését súlyosan veszélyeztető hibákat és
hiányosságokat
jegyzőkönyvbe
foglalja,
megszüntetésükre vonatkozóan határidőt állapít meg.
Iratok levéltárba adása
27. §
(1) A nem selejtezhető iratok teljes és lezárt
évfolyamait - az (3) bekezdésben meghatározott kivétellel -
a keletkezés naptári évétől számított tizenötödik év végéig
kell az Evangélikus Országos Levéltárnak átadni. Az
átadás-átvétel időpontjáról a Magyarországi Evangélikus
Egyház és az Evangélikus Országos Levéltár közösen
állapodik meg.
(2) Az (1) bekezdésben meghatározott átadás-átvételi
határidő abban az esetben, ha a szervezeti egységnek a nem
selejtezhető
iratokra
ügyviteli
szempontból
még
rendszeresen szüksége van, illetőleg akkor, ha az iratok
átvételéhez szükséges raktári férőhellyel nem rendelkezik,
további öt évre külön engedély nélkül meghosszabbítható.
(3) A tizenöt évnél régebben keletkezett, és nem
selejtezhető iratokat a minősítő által meghatározott
érvényességi idő lejártát követő naptári év végéig kell az
Evangélikus Országos Levéltárnak átadni.
IV. fejezet
Záró rendelkezések
28. §
(1) E szabályzat elfogadása napján lép hatályba.
(2) E szabályzat hatálybalépésével egyidejűleg hatályát
veszti az egyház, illetve szervezeti egységei által korábban
készített,
alkalmazott
az
iratkezelésre
vonatkozó
bárminemű szabályzat, utasítás.
Budapest, 2012. december 5.
Mellékletek
Igazgatói utasítás az iratkezelés során végzett
tevékenységekkel kapcsolatban az Országos Irodában
Küldemény átvételére jogosultak:
Iktató munkatárs: Osváthné Szabó Ágnes,
Helyettese Budai Aranka.
Ha egyikük sem dolgozik, a helyettes Polyák Kata
Irat érkeztetésére jogosultak bontás előtt:
Iktató munkatárs: Osváthné Szabó Ágnes,
Helyettese Budai Aranka.
Ha egyikük sem dolgozik, a helyettes Polyák Kata
Küldemények felbontására jogosultak:
Jogásznak, Zsinati Irodának, Országos Elnökség,
egyházkerületeknek,
Országos
Bíróságnak,
nyugdíj
és
humán
referensnek
címzett
küldeményeket a címzett bontja.
Nem
bonthatók
a
jeligével
megjelölt
küldemények. Jeligét az átvételre jogosultakkal
tudatni kell.
Az emailek közül a következőket kell iktatni:
Digitális aláírással járók köre
Érdemi ügyintézést igénylők
Digitális aláírással szükséges hitelesíteni az emaileket a
következő ügyfajták esetében:
Pénzügyi vonzattal járó ügyek
Személyi és munkaügyi ügyek
Szignálásra kijelölt személyek:
Országos irodaigazgató: Kákay István
helyettese az országos irodaigazgató asszisztense:
Hámoriné Balla Mária
helyettese az iktató munkatárs: Osváthné Szabó
Ágnes
Kiadmányozásra jogosult személyek: testületi referens
Aláírási jogosultság szabályozása az Országos Irodában
Irattári tételek az Országos Irodában
Helyettesítési rend az Országos Irodában
Elfelejtett jelszó?
iratkezelési szabályzat_tesztelés alatt_20121206.pdf
—
PDF document,
215Kb
