4/2014. (XI. 13) országos szabályrendelet
a levéltári anyagokról készült digitális felvételek kezelé-
sének és kutatásának rendjéről
A Magyarországi Evangélikus Egyház (a továbbiakban:
egyház) országos presbitériuma az egyházi jogszabályokról
szóló 2005. évi VI. törvény 4. § (1) bekezdése alapján –
utalva az egyházi szolgálat külön területeiről szóló 2005.
évi V. törvény (a továbbiakban: törvény) 13. § (1) bekezdé-
sére – az egyház levéltári anyagairól készült digitális felvé-
telek kezelésének és kutatásának kereteiről a következő
szabályrendeletet alkotja:
I. fejezet
Általános rendelkezések
1. §
A szabályzat célja: az egyház levéltári anyagairól
készült digitális felvételek őrzésének, kezelésének, kutatha-
tóságának szabályozása
2. §
(1) A szabályzat hatálya kiterjed minden olyan digi-
talizált dokumentumra, amely az egyház - akár intézménye-
iben és szervezeti egységeiben (a továbbiakban: intéz-
mény), akár egyházközségeiben őrzött - levéltári anyagáról
készült, függetlenül attól, hogy az egyház digitalizáló mű-
helyében jön-e létre vagy más erőforrásból finanszírozzák a
létrejöttét.
(2) Nem terjed ki a könyvtári anyagok kutatásának szabá-
lyozására, ám a nyomdailag sokszorosított, de levéltári
anyagnak minősülő iratokéra (pl. különböző jegyzőköny-
vek) igen.
(3) Helyszíni kutatás esetén a kutatás szempontjából az
iratanyagok őrzőhelytől függetlenül ezen szabályzat szerint
kezelendők.
3. §
Értelmező rendelkezések
1. Levéltári iratok digitalizálása: A maradandó értékű levél-
tári iratok információs tartalmának hosszú távú megőrzése,
használhatóságának, és gépi úton biztosított hozzáférhető-
ségének biztosítása elektronikus másolatok készítésével. A
szakmai követelmény a digitalizált iratok megőrzése terén -
az olvashatóság, hitelesség, integritás.
2. Helyszíni kutatás: nem a világhálón, hanem az egyház
gyűjteményeiben, intézményeiben, illetve lelkészi hivatala-
iban történő kutatás.
3. Érintett: bármely meghatározott, személyes adat alapján
azonosított vagy - közvetlenül vagy közvetve - azonosítható
természetes személy.
4. Személyes adat: az érintettel kapcsolatba hozható adat –
különösen az érintett neve, azonosító jele, valamint egy
vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági kulturális
vagy szociális azonosságra jellemző ismeret, valamint az
adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés.
5. Különleges adat:
a) a faji eredetre, a nemzetiséghez tartozásra, a politikai
véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy világnézeti
meggyőződésre, az érdek-képviseleti tagságra, a szexuá-
lis életre vonatkozó személyes adat
b) az egészségi állapotra, a kóros szenvedélyre vonatko-
zó személyes adat, valamint a bűnügyi személyes adat.
6. Adattovábbítás: az adat meghatározott harmadik személy
részére történő hozzáférhetővé tétele.
7. Harmadik személy: olyan természetes vagy jogi személy,
illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki
vagy amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel vagy
az adatfeldolgozóval.
8. Adatkezelő: olyan természetes vagy jogi személy, illetve
jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy
amely önállóan vagy másokkal együtt az adatok kezelésé-
nek célját meghatározza, az adatkezelésre (beleértve a fel-
használt eszközt) vonatkozó döntéseket meghozza és vég-
rehajtja, vagy az adatfeldolgozóval végrehajtatja.
9. Nyilvános magánlevéltár: az egyház levéltárai a közira-
tokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védel-
méről szóló 1995. évi LXVI. törvény (Ltv.) alapján nyilvá-
nos magánlevéltárak, irataik azonban magániratnak minő-
sülnek.
10. Magánirat: az egyház levéltáraiban, intézményeiben és
lelkészi hivatalaiban egyházi hatáskörben keletkező iratok.
4. § A szabályozás során az egyház az e tárgyközben ho-
zott állami törvények közül a következőket tekinti irány-
adónak:
a) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári
anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a to-
vábbiakban: Ltv.)
b) az információs önrendelkezési jogról és az informá-
ciószabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továb-
biakban: Infotv.)
c) az anyakönyvi eljárásról szóló 2010. évi I. törvény
(Atv.)
II. fejezet
A digitalizálás során létrejövő dokumentum állományok
5. § (1) A digitalizálás során kutatható és ideiglenesen
nem kutatható (zárolt) állományok jönnek létre.
(2) Kutatás alá nem bocsáthatók a személyes adatokat tar-
talmazó dokumentumok közül azok, amelyek esetében az
előírt védelmi idő még nem járt le, a nem személyes adatot
tartalmazó dokumentumok közül azok, amelyek még nem
haladták meg az általános kutatási korlátozási időt. A nem
kutatható állományok másolatait két példányban központi-
lag kell megőrizni.
(3) A védelmi idő megszűnte után az ideiglenesen nem ku-
tatható állományok is kutathatók lesznek, amelyek feltölté-
séről, hozzáférhetőségének biztosításáról rendszeresen gon-
doskodni kell.
III. fejezet
A digitalizált állományok közzétételének módja
6. § (1) Anyakönyvek közzététele
a) az egyház levéltárainak kutatótermeiben (EOL, Bé-
késcsaba, Győr, Nyíregyháza, Orosháza, Sopron, Szar-
vas) ingyenesen
b) interneten: fizetős rendszerben történik azzal, hogy a
digitalizált állományokról, különösen is a fizetéshez kö-
tött szolgáltatás keretében közzé tett anyakönyvi anyag-
ról további másolatok nem készíthetők, és nem továb-
bíthatók.
(2) Az anyakönyveken kívül minden egyéb, az egyház le-
véltárainak és egyházközségeinek anyagáról készült iratfel-
vétel, egyházmegyei, egyházkerületi anyagok közzététele
(közgyűlési és presbitériumi, elnökség jegyzőkönyvek),
egyházközségi anyagok (közgyűlési és presbitériumi, el-
nökségi jegyzőkönyvek, protocollumok, iskolai jegyző-
könyvek, egyesületi jegyzőkönyvek, gazdasági iratok, lel-
készi szolgálati naplók, prédikációk kéziratai stb.)
a) az egyház levéltárainak kutatótermeiben (EOL, Bé-
késcsaba, Győr, Nyíregyháza, Orosháza, Sopron, Szar-
vas) ingyenesen
b) interneten ingyenesen történik.
(3) A lelkészi hivatalok - amennyiben iratanyagaik a digita-
lizálást követően a világhálón, valamint az egyház levéltá-
raiban hozzáférhetőek -, nem kötelesek kutatókat fogadni.
Szükség esetén e szabályozás betartásával azonban kizáró-
lag saját iratanyagaik digitális felvételeiből - az anyaköny-
veket is beleértve - kiszolgálhatnak kutatókat.
(4) Az egyház digitalizált levéltári anyagának teljeskörű
kutatótermi közzétételére az egyház levéltárai jogosultak.
7. § Külföldi magyar evangélikus vonatkozású digitali-
zált iratanyagért csereegyezmény keretében az egyház bo-
csáthat rendelkezésre felvételeket.
IV. fejezet
Állományvédelem
8. § A digitalizált anyagok eredetijét kímélni kell a kuta-
tásban. Az egyház valamennyi levéltárában és egyházköz-
ségében szem előtt kell tartani, hogy ha egy iratanyagról
már készült digitális felvétel és az már hozzáférhető, akkor
azt kell felhasználni a kutatók kiszolgálása során az eredeti
irat fizikai állapotának megóvása érdekében.
V. fejezet
A digitalizált állományokban történő kutatás
9. §
(1) Az 1990. május 1-je után keletkezett, a keltezés
naptári évétől számított 30 éven túli, az 1990. május 2-a
előtt keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított tizen-
öt éven túli levéltári anyagban – a személyes adatot tartal-
mazó dokumentumok, valamint a minősített adatot vagy
törvényben meghatározott egyéb más titkot tartalmazó le-
véltári anyag kivételével – a kutatás korlátozás nélkül en-
gedélyezett.
(2) Ugyancsak időbeli korlátozás nélkül engedélyezett a
kutatás abban a levéltári anyagban, amelyet már nyilvános-
ságra hoztak, vagy amelynek tartalmát az információs ön-
rendelkezési jogról és az információszabadságról szóló tör-
vény szerint mindenki megismerheti.
(3) A 1990. május 1-je után keletkezett, a keltezés naptári
évétől számított 30 év korlátozási idő lejárta előtt a belső
használtra készült anyagokban, valamint a döntés előkészí-
tést tartalmazó levéltári anyagban a létrehozó testület és
tisztségviselő hozzájárulásával folytatható kutatás, ám ilyen
iratok digitális képét az egyház gyűjteményei sem kutatóte-
remben, sem interneten nem teszi hozzáférhetővé. Ezen
esetekben mind a levéltárak, mind az egyházközségek a
törvény betartásával hagyományos módon papír alapú do-
kumentumból szolgálják ki a kutatót.
10. § (1) Személyes adatokat tartalmazó iratok esetében a
dokumentumok kutathatóságát az Atv. 93/A. §-a alapján
kell meghatározni. Ennek alapján bármely személyes adatot
tartalmazó irat az illető halálától számított 30 év után kutat-
ható. Amennyiben nem állapítható meg a halálozás éve, ak-
kor a születéstől számított 100 év után kutatható, s ameny-
nyiben sem a halálozási sem a születési év nem határozható
meg, akkor a dokumentum keletkezésétől számított 75 év
után válik kutathatóvá az irat.
(2) A korlátozási idő letelte az alábbi feltételek esetén is-
merhető meg a személyes adatot tartalmazó dokumentum
tartalma, amennyiben az Ltv. 22. § (1) bekezdésében előírt
harminc, illetve tizenöt év már letelt:
a) A kutatás anonimizált módon végezhető, a kutató
költségére.
b) A kutatáshoz az érintett személy maga, vagy elhuny-
tát követően bármely leszármazottja, írásos hozzájárulá-
sát adta.
c)
1
A kutatásra tudományos célból van szükség, s a kuta-
tó rendelkezik az MTA vagy az Evangélikus Hittudo-
mányi Egyetem Egyháztörténeti Tanszékének támogató
állásfoglalásával azzal, hogy az egyház saját érdekeit
szem előtt tartva adja meg beleegyező nyilatkozatát.
VI. fejezet
Adattovábbítás személyes adatot tartalmazó dokumen-
tumokból
11. § A történeti kutatás körébe még nem tartozó (nem
kutatható), közzé nem tett személyes adatot tartalmazó do-
kumentumok, elsősorban anyakönyvek adataiba nem kuta-
tási céllal történő betekintés biztosítása, vagy arról kivona-
tos másolat készítése során a lelkészi hivatalok az egyház
erre vonatkozó külön szabályozása szerint járnak el és állí-
tanak ki igazolást. Ez alól az az eset képez kivételt, ha egy
egyházközség valamennyi lezárt anyakönyvét levéltárba
adja, mely esetében az azokat őrző intézmény jár el ugyan-
ezen szabály szerint.
VI/A. fejezet
2
11/A. §
Amennyiben a kutatás – valamely okból
mégis – eredeti iratból történik, akkor a kutatás során
ugyanezen szabályzat értelmében kell eljárni a védelmi idő
és az adattovábbítás tekintetében.
VII. fejezet
Záró rendelkezések
12. § E szabályrendelet elfogadása napján lép hatályba.
Budapest, 2018. szeptember 20.
1
Módosította a 142/2018. (IX. 20) országos presbitériumi határozat. Hatá-
lyos: 2018. szeptember 20-tól.
2
A fejezetet beiktatta a 142/2018. (IX. 20) országos presbitériumi határo-
zat. Hatályos: 2018. szeptember 20-tól.